หน่วยการเรียนรู้ที่ 1 ระบบสารสนเทศ 

1. ความหมายและลักษณะของระบบสารสนเทศ

1.1 กระบวนการทำงาน

1.2 ตัวอย่างระบบสารสนเทศ

1.3 ลักษณะของระบบสารสนเทศที่ดี

2. องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

2.1 ฮาร์ดเเวร์

2.2 ซอฟต์แวร์

2.3 บุคลากร

2.4 ข้อมูล

2.5 ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

3. ประเภทของระบบสารสนเทศ

1. ความหมายและลักษณะของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศเป็นการทำงานเกี่ยวกับข้อมูลและสารสนเทศอย่างเป็นลำดับขั้นตอนจนทำให้เกิดระบบสารสนเทศขึ้น ข้อมูล สารสนเทศ และระบบสารสนเทศมีความหมายดังนี้

ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงที่ได้จากการรวบรวมข้อมูล ซึ่งมีทั้งที่อยู่ในรูปแบบตัวอักษร ข้อความ ตัวเลข รูปภาพ และเสียง

สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่ผ่านการประมวล เพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจเช่น  เกรเฉลี่ยของนักเรียน ยอดขายประจำเดือน และสถิติการขาดงาน

ระบบสารสนเทศ (InformationSystem) คือ กระบวนการรวบรวม บันทึก ประมวลผล ข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ และแจกจ่ายสารสนเทศ เพื่อใช้ในการวางแผน ควบคุมการทำงาน และช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจ

ระบบสารสนเทสมีกระบวนการทำงาน ตัวอย่างระบบสารสนเทศ และลักษณะของระบบสารสนเทศที่ดี ดังนี้

กระบวนการทำงาน

ระบบสารสนเทศประกอบด้วยกระบวนการทำงานหลัก ๆ ดังต่อไปนี้

1. การนำข้อมูลเข้า (Input) เป็นการนำข้อมูลดิบ (Data) ที่ได้จากการเก็บรวบรวมเข้าสู่ระบบ เพื่อนำไปประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ เช่น บันทึกรายการขายรายวัน บันทึกคะแนนเก็บของนักเรียน และจำนวนนักเรียนที่ศึกษาในระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 4

2. การประมวลผลข้อมูล (Process) เป็นการคิดคำนวณ หรือแปลงข้อมูลดิบให้เป็นสารสนเทส อาจทำได้ด้วยเรียงลำดับ การคำนวณ การจัดรูปแบบ และการเปรียบเทียบ ตัวอย่างการประมวลผล เช่น การคำนวณรายได้ของผู้ปกครอง การนับจำนวนวันหยุดราชการบนปฏิทิน และการหาค่าเฉลี่ยความสูงขของนักเรียนทั้งห้อง

3. การแสดงผล (Output) เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลมาแสดงในรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องการ เพื่อส่งเสริมหรือช่วยในการตัดสินใจ

4. การจัดเก็บข้อมูล (Storage) เป็นการจัดเก็บข้อมูลดิบหรือสารสนเทศทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ เนื่องจากการนำข้อมูลดิบเข้าสู่ระบบมีการจัดเก็บจนถึงระยะเวลาหนึ่งแล้วจึงนำไปประมวลผล หรือสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลก็ต้องจัดเก็บเพื่อนำไปเปรียบเทียบกับสารสนเทศที่จะเกิดขึ้นในอนาคต โดยวัตถุประสงค์หลักของการจัดเก็บ คือ เพื่อนำกลับมาใช้ใหม่ในอนาคตนั่นเอง

 กระบวนการทำงานของระบบสารสนเทศ

ตัวอย่างสารสนเทศ

ตัวอย่างระบบสารสนเทศของจำนวนผู้ยืมหนังสือยอดนิยม 5 อันดับแรกจากห้องสมุด ในระยะเวลา 6 เดือน ดังนี้

1. การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศ สามารถทำได้ด้วยการจดบันทึกรายการหนังสือที่มีผู้ยืมมากที่สุด 5 ลำดับ โดยจัดเก็บในรูปแบบตารางข้อมูลจำนวนผู้ยืมหนังสือ

2. การประมวลผลจากข้อมูลในตาราง โดยนำจำนวนผู้ยืมหนังสือมารวบรวมเป็นจำนวนผู้ยืมในระยะเวลา 6 เดือน และเรียงลำดับข้อมูลตามความนิยม

3. การแสดงผลด้วยการจัดทำเป็นสารสนเทศ โดยจัดทำในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ตารางสารสนเทศลำดับหนังสือยอดนิยมและแผนภูมิแท่งแสดงรายการหนังสือยอดนิยม

4. การจัดเก็บสารสนเทศ สามารถจัดเก็บไว้ในรูปแบบของไฟล์งานเอกสาร โดยบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์

ลักษณะระบบสารสนเทศที่ดี

จากตัวอย่างของระบบสารสนเทศจะเห็นได้ว่า สารสนเทศที่ได้จากระบบสารสนเทศมีหลากหลายรูปแบบ ดังนั้นระบบสารสนเทศที่ดีจึงต้องพิจารณาถึงสิ่งต่อไปนี้

1. เชื่อถือได้ (Reliable) ระบบสารสนเทศต้องผลิตสารสนเทศที่มีความเชื่อถือได้โดยพิจารณาจาก

ความถูกต้องแม่นยำ (Accurate) ระบบสารสนเทศต้องมีการประมวลผลข้อมุลได้ผลลัพธืที่ถูกต้องแม่นยำ กล่าวคือ เมื่อคำนวรด้วยวิธีเดิมหลาย ๆ ครั้ง จะต้องได้ผลลัพธ์ เท่าเดิมทุกครั้ง

ความสมบูรณ์ครบถ้วน (Complete) ระบบสารสนเทศที่ดีต้องมีฟังก์ชันการทำงานครบถ้วน เพื่อตอบสนองความต้องการใช้งานของผู้ใช้ระบบได้มากที่สุด

2. เข้าใจง่าย (Simple) ระบบสารสนเทศที่ดีต้องใช้งานง่าย ใช้เวลาในการใช้งานไม่นาน

3. ทันต่อเวลา (Timely) ระบบสารสนเทศต้องผลิตสารสนเมศให้ทันต่อเหตุการณ์ มีระยะเวลาการรอคอยไม่นาน

4. คุ้มราคา (Economical) ระบบสารสนเทศที่นำมาใช้งานต้องให้ผลตอบแทนที่คุ้มค่ากับการลงทุน

5. ตรวจสอบได้ (Verifiable) ระบบสารสนเทศต้องสามารถตรวจสอบผลลัพธ์จากการประมวลผลได้ว่า ผลลัพธ์นั้นหามาได้อย่างไร

6. ยืดหยุ่น (Flexible) ระบบสารสนเทศต้องสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับเหตุการณ์ปัจจุบันได้ เช่น เมื่อมีการเปลี่ยนกฎหมายให้เพิ่มภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบสารสนเทศต้องสามารถปรับเปลี่ยนให้ถูกต้องตามกฎหมาย หรือสามารถขยายขีดความสามารถให้รองรับการทำงานของผู้ใช้หลายคนได้

7. สอดคล้องกับการต้องการ (Relevant) ระบบสารสนเทศต้องผลิตสารสนเทศที่มีความเกี่ยวข้องกับการทำงาน สามารถ นำไปใช้ในการตัดสินใจได้

8. สะดวกในการเข้าถึง (Accessible) ระบบสารสนเทศต้องอำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย

9. ปลอดภัย (Secure) ระบบสารสนเทศต้องมีระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาต หรือต้องมีแผนการสำรองข้อมูลและกู้คืนข้อมูลที่อาจเกิดความเสียหายจากการใช้งาน

2. ประเภทของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศสามารถจำแนกตามลักษณะการดำเนินงานได้ดังนี้

1. ระบบสารสนเทศประมวลผลรายการธุรกรรม (TPS: Transaction Processing System) เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึก และประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรม (Transaction) หรือการปฏิบัติงานประจำ (Routine) สนับสนุนการทำงานระดับปฏิบัติการ เช่น การบันทึกรายการขายประจำวัน รายการสั่งซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบ การฝากถอนเงินจากธนาคาร การสำรองห้องพัก สารสนเทศที่ได้อาจจะยังไม่สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจมากนักเนื่องจากได้เป็นสารสนเทศที่เป็นรายการจำนวนมาก

2. ระบบสารสนเทศเพื่อกาจัดการ (MIS: Management Information System) เป็นการนำข้อมูลจากระบบสารสนเทศประมวลผลรายการธุรกรรมมาประมวลผลเพื่อนำไปใช้ในการควบคุมการทำงานหรือการตัดสินใจในระดับปฏิบัติการ สารสนเทศที่ได้จากระบบนี้จะอยู่ในรูปแบบของรายงานสรุปประเภทต่าง ๆ เช่น

     รายงานตามระยะเวลาที่กกำหนด เป็นการกำหนดเวลาและรูปแบบไว้ล่วงหน้าอาจจัดทำทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือทุกปี เช่น รายงานของพนักงานขายและรายการชำระเงินให้ผุ้ผลิต

     รายงานสรุป เป็นรายงานสรุปการดำเนินงานโดยภาพรวม นิยมแสดงในรูปแบบของจำนวนและกราฟเปรียบเทียบ

     รายงานเมื่อมีเงื่อนไขเฉพาะเกิดขึ้น จัดทำเมื่อมีเงื่อนไขเฉพาะที่ไม่อยู่ในเกรฑ์ของการทำรายงานปกติ เช่น รายงานแสดงสินค้าที่มียอดขายต่ำกว่าที่คาดหวัง

     รายงานตามความต้องการ รายงาานประเภทนี้จัดทำเมื่อผู้บริหารต้องการ เช่น รายงานแสดงจำนวนรายชื่อนักเรียนที่มีเกรดเฉลี่ยต่ำกว่า 2.00 เพื่อนำไปใช้จัดกลุ่มการสอนเสริม

3. ระบบสารสนเทสเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS: Decision Support System) เป็นการรวบรวมข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์กรเพื่อนำมาประมวลผลให้ได้สารสนเทศที่ช่วยผู้บริหารระดับสูงตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ เช่น การตัดสินใจเรื่องการคิดโปรโมชันของสินค้าและการตัดสินใจสร้างโรงงานผลิตแห่งใหม่ ระบบสารสนเทศเพื่อการสนับสนุนการตัดสินใจจะสร้างทางเลือกต่าง ๆ เองได้ และต้องตอบสนองการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว

4. ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (GDSS: Group Decision Support System) เป็นระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการเเลกเปลี่ยน กระตุ้น ระดมความคิด และแก้ปัญหาความขัดแย้งภายในกลุ่ม มักใช้ในการประชุมทางไกล (Teleconference) การลงคะแนนเสียง และการสอบถามความคิดเห็น

5. ระบบสารสนเทศทางภูมิศาสตร์ (GIS: Geographic Information System) เป็นระบบสารสนเทศที่ทำการจัดเก็บข้อมูลทางภูมิศาสตร์ แลำนำมาจัดแสดงในรูปของแผนที่ดิจิทัล ซึ่งระบุที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ ปัจจุบันมีการนำระบบสารสนเทศทางภูมิศาสตร์มาประยุกต์ใช้ในหลายด้าน เช่น พิจารณาการกระจายตัวของประชาชนหรือทรัพยากรตามภูมิศาสตร์ การตรวจสอบเส้นทางขนส่งสินค้า และการแก้ปปัยหาแหล่งน้ำเพื่อการเกษตร

6. ระบบสารสนเทศสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง (EIS: Executive Information System) เป็นระบบสารสนเทสที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาเเนวโน้มในเรื่องที่สนใจ ส่วนใหญ่จะนำเสนอสารสนเทศในรูปแบบรายงาน ตาราง กราฟ เพื่อสรุปสารสนเทศให้ผู้บริหารเข้าใจได้ง่าย และประหยัดเวลา ข้อมูลที่ใช้มาจากทั้งภายในและภายนอกขององค์กรตัวอย่าง เช่น กราฟแสดงภาวะทางเศรษฐกิจและกราฟเปรียบเทียบยอดขายบริษัทคู่แข่ง

7. ปัญญาประดิษฐ์ (AI: Artificial Inteeigence) คือ การพัฒนาระบบคอมพิวเตร์ให้มีพฤติกรรมเหมือนมนุษย์ โดยเฉพาะความสามารถในการเรียนรู้และการตัดสินใจของมนุษย์ ปัญญาประดิษฐ์มีหลายสาขาวิชา เช่น การประมวลภาษาธรรมชาติ ศาสตร์ด้านหุ่นยนต์ ระบบการเรียนรู้ เครือข่ายเส้นประสาท และระบบผู้เชี่ยวชาญ (ES: Expert System) ซึ่งเป็นระบบที่รวบรวมและจัดเก็บความรู้และประสบการณ์ของผู้เชี่ยวชาญ เพื่อช่วยในการหาข้อสรุปและคำแนะนำให้กับผู้ใช้ ตัวอย่างการนำระบบผู้เชี่ยวชาญไปประยุกต์ใช้ เช่น การรักษาโรคของแพทย์ การแนะนำการผลิตสินค้าแก่โรงงานอุตสาหกรรม และการอนุมัติบัตรเครดิต

8. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS: Office Information System) หรือ (OAS: Office Automation system) เป็นระบบที่นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหาร เช่น การจัดทำเอกสาร รายงาน จดหมายธุรกิจ การส่งข้อความ การบันทึกตารางนัดหมาย การค้นหาข้อมูลจากเว็บเพจ และการรับส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

3. องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ 

 

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ (Component of Information System) ประกอบด้วย 5 ส่วน คือ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ บุคลากร ข้อมูล และขั้นตอนปฏิบัติงาน

ฮาร์ดแวร์ (Hardwae) หมายถึง เครื่องมือหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้งานในระบบสารสนเทศเช่น อุปกรณ์สำนักงานและเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆโดยฮาร์ดแวร์ที่สำคัญที่สุดในระบบสารสนเทศ คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดแวร์ของเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถแบ่งได้ตามหน่วยการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ ได้แก่ หน่อยรับข้อมูล หน่วยประมวลผลกลาง หน่วยความจำ 

1. หน่วยรับข้อมูล (Input Unit) ฮาร์ดแวร์ที่ทำหน้าที่ในหน่วยรับข้อมูลเรียกว่า อุปกรณ์รับข้อมูล (Input devices) การเลือกใช้อุปกรณ์รับข้อมูลจะขึ้นอยู่กับลักาณะของข้อมูลโปรแกรมประยุกต์ที่ใช้งาน และสะดวกในการใช้งาน อุปกรณ์รับข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบันได้แก่ แป้นพิมพ์ (Keyboaed) เมาส์ (Mouse) กล้องดิจิทัล (Digitai Camera) สแกนเนอร์ (Scanner) และไมโครโฟน (Microphone) 

2. หน่วยประมวลผลกลางหรือซีพียู (CPU: Central Processing Unit) ฮาร์ดเเวร์ในหน่วยนี้จะมีลักษณะเป็นวงจรอิเล็กทรอนิกส์หรือชิป (Chip) ภายในจะประกอบไปด้วยทรานซิสเตอร์ (Transistor) และอุปกรณ์อื่น ๆ รวมอยู่ด้วยกันจำนวนมากภายในคอมพิวเตอร์โดยเครื่องคอมพิวเตอร์แบบเมนเฟรม (Mainframe) หรือซูเปอร์คอมพิวเตอร์ (Supercomputer) จะเรียกซีพียูว่า โพรเซสเซอร์ (Processor) โดยในเครื่องคอมพิวเตอร์ประเภทนี้จะมีการใช้โพรเซสเซอร์หลาย ๆ ตัวเพื่อช่วยในการประมวลผล สำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล หรือเครื่องพีซี (PC: Personal Computer)จะใช้พีซียูเพียงหนึ่งตัว โดยจะเรียกซีพียูว่า ไมโครโพรเซสเซอร์ (Microprocessor) ปัจจุบันซีพียูที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายจะมีชื่อทางการค้าและคุณสมบัติที่แตกต่างกันไปตามบริษัทที่ผลิต เช่น Pentium, Celeron, Core และ AMD

3. หน่วยความจำ (Memory Unit) เป็นหน่วยที่ทำงานในเครื่องคอมพิวเตอร์ด้วยความเร็วมากที่สุด มีหลายแบบทั้งแบบที่ติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์และแบบพกพา แต่ละแบบจะมีคุณสมบัติแตกต่างกัน โดยมีหน่วยที่ใช้สำหรับเเสดงพื้นที่หรือความสามารถในการบันทึกข้อมูลตามตารางค่าความจุของหน่วยความจำ
    หน่วยความจำแบ่งตามลักษณะการทำงานเป็น 2 ประเภท ได้แก่ หน่วยความจำหลัก และหน่วยความจำสำรอง
    3.1 หน่วยความจำหลัก (Main Memory) คือ วงจรอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้บันทึกโปรแกรมและข้อมูล จะทำงานควบคู่ไปกับหน่วยประมวลผลกลาง มีทั้งแบบที่บรรจุอยู่บนแผงวงจรหลักหรือเมนบอร์ด (Mainboard) และแบบที่ติดตั้งแยกต่างหาก หน่วยความจำหลักที่รู้จักกันโดยทั่วไปมี 3 ประเภท คือ แรม (RAM: Random Access Momery) รอม (ROM: Read-Only Memory) และซีมอส (CMOS: Complementary Metal-Oxide Semiconductor)
   3.2 หน่วยความจำสำรอง เป็นฮาร์ดแวร์หรืออุปกรณ์เก็บข้อมูลสำรอง (Secondary Storage Devices) มีทั้งแบบติดตั้งที่เครื่องคอมพิวเตอร์และเชื่อมต่อต่างหากกับเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้สำหรับจัดเก็บโปรแกรมและข้อมูลเพื่อใช้ในการประมวลผล โดยสามารถจัดเก็บไว้ได้โดยไม่ต้องมีกระแสไฟฟ้าหล่อเลี้ยง อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลสำรองที่รู้จักกันอย่างเเพร่หลาย ได้แก่ ฮาร์ดดิสก์ (Hard Disk) แผ่นคอมแพคดิสก์หรือแผ่นซีดี (CD: Compact Dise) แผ่นดีวีดี (DVD: Digital Versatile Dise) และยูเอสบีเเฟลชไดรฟ์ (USB Flash Drive)

4. หน่วยแสดงผล (Output Unit) ทำหน้าที่แสดงผลที่ได้จากการประมวลผลข้อมูลซึ่งอาจแสดงในรูปของการพิมพ์รายงานด้วยเครื่องพิมพ์ การแสดงผลทางจอภาพ และการแสดงผลในรูปของเสียงและวีดีโอ ฮาร์ดแวร์หรืออปกรณ์ในหน่วยแสดงผล (Output Devices) ที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายได้แก่ เครื่องพมพ์ (Printer) และจอภาพ (Monitor)

ซอฟต์แวร์

      ฮาร์ดแวร์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เราเห็นหรือสัมผัสได้ไม่สามารถทำงานได้โดยปราศจากคำสั่งหรือที่เรียกว่า ซอฟต์แวร์  (Software) ซึ่งทำหน้าที่ควบคุมให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ ซอฟต์แวร์จะถูกเขียนขึ้นด้วยภาษาต่าง ๆ การเลือใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับงานจะช่วยให้การใช้เทคดนโลยีสารสนเทศเกิดประสิทธิภาพได้อย่างสูงสุดซอฟต์แวร์แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ ซอฟต์แวร์ระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์ ในการทำงานใด ๆ ผู้ใช้จะต้องใช้ทั้งซอฟต์แวร์ระบบและซอฟต์แวร์ประยุกต์เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์ปฏิบัติงานตามความต้องการ

1. ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software) เป็นโปรแกรมหรือคำสั่งที่ทำหน้าที่ควบคุมการปฏิบัติงานของเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่น ๆ ที่เชื่อมต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์นอกจากนั้นยังทำหน้าที่ติดต่อระหว่างผู้ใช้ โปรแกรมประยุกต์ และฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ระบบจะแนกเป็น 2 ประเภท คือ ระบบปฏิบัติการและโปรแกรมอรรถประโยชน์
    1.1 ระบบปฏิบัติการ (OS: Operating System) เป็นชุดคำสั่งที่ทำหน้าที่เป็นสื่อกลางของกิจกรรมต่าง ๆ ระหว่างโปรแกรมประยุกต์ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ และผู้ใช้ตัวอย่างระบบปฏิบัติ ได้แก่ ระบบปฏิบัติการดอส ระบบปฏิบัติการลินุกซ์ ระบบปฏิบัติการยูนิกซ์ และระบบปฏิบัติการวินโดวส์ เช่น Windows 98, Windows ME และ Windows XP เมื่อผู้ใช้เปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบปฏิบัติการจะถูกเรียกจากฮาร์ดดิสก์ไปไว้ที่หน่วยความจำหลัก แล้วจึงให้ผู้ใช้สื่อสารกับคอมพิวเตอร์และโปรแกรมอื่น ๆ ได้
    1.2 โปรแกรมอรรถประโยชน์ (Utility Program) เป็นซอฟต์แวร์ระบบที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรม และอุปกรณ์ต่าง ๆ ทำหน้าที่ดูแลความปลอดภัยและเสถียรภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างโปรแกรมอรรถประโยชน์ เช่น โปรแกรมสำรองข้อมูลที่สำคัญในฮาร์ดดิสก์ โปรแกรมตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในฮาร์ดดิสก์ โปรแกรมจัดระเบียบข้อมูลในฮาร์ดดิสก์ โปรแกรมตรวจสอบไวรัส และโปรแกรมบีบอัดข้อมูล โปรแกรมอรรถประโยชน์เหล่านี้หลายโปรแกรมจะติดตั้งพร้อมกับระบบปฏิบัติการวินโดวส์

2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software) เป็นโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานด้านต่าง ๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งถ้ามีโปรแกรมถูกพัฒนาขึ้นเพื่อตอบสนองต่อความต้องการเฉพาะด้านขององค์กรใดองค์กรหนึ่ง จะเรียกซอฟต์แวร์ประเภทนี้ว่า ซอฟต์แวร์เฉพาะงาน ซึ่งข้อดีของโปรแกรมชนิดนี้คือ สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพตามความประสงค์ของหน่วยงาน แต่ข้อเสียคือซอฟต์แวร์ประเภทนี้จะใช้เวลาในการพัฒนานานและค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง ด้วยเหตุผลดังกล่าวจึงได้มีการพัฒนาโปรแกรมสำหรับงานทั่ว ๆ ไปที่เรียกว่า โปรแกรมสำเร็จรูป ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ที่ผู้ใช้สามารถซื้อไปประยุกต์ใช้งานได้ทันที ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่นิยมใช้สำหรับงานทั่วไป สามารถแบ่งตามประเภทงานได้ดังนี้
    2.1 โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processor) เป็นโปรแกรมสำหรับสร้าง แก้ไข จัดรูปแบบ ตลอดจนจัดพิมพ์งานเอกสารให้อยู่ในรูปแบบของรายงาน จดหมาย หนังสือ บทความ และสิ่งพิมพ์อื่น ๆ นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือช่วยตรวจตัวสะกดไวยากรณ์ ช่วยจัดย่อหน้าในการพิมพ์ จัดระยะห่างขอบบรรทัด ใส่รูปาพจากแหล่งอื่น ๆ ตาราง อักษรศิลป์ อีกทั้งยังสามารถนำข้อทูลชนิดที่เป็นตารางเข้ามาดัดแปลงให้เป็นข้อมความได้อีกด้วย นับได้ว่าเป็นโปรแกรมที่อำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้เป็นอย่างมาก โปรแกรมประมวลผลคำที่ใช้ในปัจจุบัน ได้แก่ Microsoft Word, WoedPerfect และ Lotus Word Pro
   2.2 โปรแกรมด้านการคำนวณ (Spreadsheet) มีลักษณะเป็นกระดาษทำการที่ประกอบไปด้วยช่องตาราง หรือที่เรียกว่า เซลล์ เรียงตามแถวและคอลัมน์ ใช้สำหรับพิมพ์ข้อมูลที่เป็น ตัวอักษร ตัวเลข และสูตรคำนวณค่าต่าง ๆ ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล เช่น เมื่อมีการคำนวณผลในตารางเรียบร้อยแล้ว แต่ภายหลังพบว่าต้องแก้ไขตัวเลข ผู้ใช้ก็พิมพ์ตัวเลขที่ต้องการแก้ไขลงในตารางได้โดยทันทีโดยไม่ต้องไม่คำนวณผลใหม่อีก เนื่องจากโปรแกรมจะปรับผลลัพธ์ให้โดยอัตโนมัติ ลักษณะงานที่ใช้ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ เช่น งานบัญชีที่มีการคำนวณงบกำไร-ขาดทุน และการจัดทำกราฟสถิติ  ตัวอย่างโปรแกรมด้านการคำนวณที่นิยมใช้ในปัจจุบัน เช่น Microsoft Excal, Lotus 1-2-3 และ Quattro Pro
2.3 โปรแกรมการนำเสนอข้อมูล (Proesentation) ใช้สำหรับสร้างเอกสารในรูปแบบแผ่นสไลด์ เหมาะสำหรับงานนำเสนอหลายรูปแบบ เช่น การนำเสนอข้อมูลในที่ประชุม การอบรม-สัมมนา หรือการบรรยายในการเรียนการสอน ด้วยความสามารถของโปรแกรมที่มีเทคนิคการนำเสนอที่ตื่นเต้นเร้าใจ ทำให้เกิดความดึงดูดใจในการนำเสนอด้วยภาพนิ่งและภาพเคลื่อนไหว การนำเสนอผังองค์กร หรือกราฟสถิติต่าง ๆ ซึ่งมีการออกแบบพื้นหลังที่สวยงามตัวอย่างโปรแกรมการนำเสนอข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน เช่น Microsoft PowerPoint และ Freelance Graphics
2.4 โปรแกรมการจัดฐานข้อมูล (Database) เป็นโปรแกรมสำหรับสร้างฐานข้อมูลเพื่อนำไปจัดเก็บให้สามารถจัดข้อมูลได้ เช่น เพิ่ม ลบ แก้ไข และการค้นหาข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว มีตัวช่วยสร้างออกแบบฟอร์มสำเร็จรูป เพื่อให้ผู้ใช้สามารถบันทึกข้อมูลได้ทางหน้าต่างฟอร์ม และนำข้อมูลไปเก็บไว้ในฐานข้อมูล สามารถประยุกต์เป็นโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลอื่น ๆ เช่น การจัดเก็บสินค้าคงคลัง ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลบุคลากร ตัวอย่างโปรแกรมการจัดการฐานข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน เช่น Microsoft Access และ FoxPro
2.5 โปรแกรมด้านงานพิมพ์ (Desktop Pubase) เป็นโปรแกรมสำหรับช่วยผลิตงานสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ เช่น แผ่นพับ ใบปลิว จดหมายข่าว บัตรเชิญ และนามบัตร จุดเด่นของโปรแกรมด้านงานพิมพ์นี้คือ ตัวช่วยสร้าง ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถออกแบบยงานสิ่งพิมพ์ได้อย่างสวยงามด้วยรูปแบบและรายการสิ่งพิมพ์ที่หลากหลาย ผู้ใช้สามารถเลือกใช้ได้ตามความต้องการด้วยวิธีที่สะดวก รวดเร็ว และมีคุณภาพสูง ตัวอย่างโปรแกรมด้านงานพิมพ์ที่นิยมใช้ในปัจจับัน เช่น Microsoft Publisher และ Adobe PageMaker
2.6 โปรแกรมกราฟิก (Graphics) เป็นโปรแกรมสำหรับสร้างงานและออกแบบงานกราฟิกต่าง ๆ ช่วยเปลี่ยนแปลงภาพวาดธรรมดาให้เป็นภาพวาดที่สวยงามด้วยเครื่องมือช่วย ซึ่งมีลักษณะคล้ายอุปกรณ์การตกแต่งภาพต่าง ๆ ที่เลียนแบบเครื่องมือสำหรับการออกแบบของจริง ผู้ใช้ควรมีความชำนาญในการใช้เครื่องมือผนวกกับเทคนิควิธีทางศิลปะ ตัวอย่างโปรแกรมด้านกราฟิกที่นิยมใช้สำหรับตกแต่งภาพทั่วไป เช่น Adobe Photoshop, Microsoft Paint และ CoelDRAW

บุคลากร

บุคลากรในระบบสารสนเทศ (Peopleware) คือ บุคคลที่ปฏิบัติงานในด้านคอมพิวเตอร์ หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ โดยบุคลากรในระบบสารสนเทศที่สำคัญแบ่งได้ 4 ระดับ คือ นักวิเคราะห์ระบบ โปรแกรมเมอร์ เจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติเครื่อง และผู้ใช้

1. นักวิเคราะห์ระบบ (system Analyest) คือ ผู้ที่ทำหน้าที่วิเคราะห์ระบบการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์หรือระบบสารสนเทศที่ต้องการโดยศึกษาปัญหาที่เคยเกิดขึ้นในระบบสารสนเทศ ตลอดจนหาแนวทางในการแก้ไขและปรับปรุงจากระบบสารสนเทศเดิมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น บางครั้งอาจมีการออกแบบและสร้างระบบสารสนเทศใหม่ เมื่อเสร็จแล้วจะนำระบบสารสนเทศเดิมที่ได้รับการแก้ไขแล้วหรือระบบสารสนเทศใหม่ส่งให้โปรแกรมเมอร์เพื่อเขียนโปรมแกรมตามที่ออกแบบไว้ต่อไป หน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบจำเป็นต้องประสานงานกับโปรแกรมเมอร์ เพื่อให้โปรแกรมเมอร์สามารถสร้างงานได้ตรงกับที่นักวิเคราะห์ออกแบบไว้มากที่สุด ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบที่ดีจึงควรมีความรู้หรือความสามารถด้านต่าง ๆ ดังนี้
    ฮาร์ดแวร์ เพื่อให้ความเห็ฯและเลือกสรรอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ได้เหมาะสมกับงานของหน่วยงาน
    ซอฟต์แวร์หรือโปรมแกรม บางครั้งการระบุคำสั่งหรือโปรแกรมที่ถูกต้องจะช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องตามความต้องการมากยิ่งขึ้น ดังนั้นจึงจำเป็นต้องให้รายละเอียดเกี่ยวกับโปรแกรมนั้น ๆ แก่โปรแกรมเมอร์
    ระบบข้อมูลและข้อมสนเทศ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องออกแบบระบบ เพื่อให้ได้ข้อสนเทศหรือระบบข้อมูลที่มีประโยชน์ต่อหน่วยงาน ดังนั้นจึงต้องทราบถึงหลักการและวิธ๊การออกแบบระบบด้วย
    นักวิเคราะห์ระบบแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้
    1.1 นักวิเคราะห์ระบบที่เป็นบุคลากรภายในองค์การ (Staff employee within the organization) คือ เจ้าหน้าที่ที่ได้รับการว่าจ้างมาให้ปฏิบัติงานประจำในหน่วยงานนั้น ๆ เพื่อทำหน้าที่วิเคราะห์ระบบสารสนเทศและออกแบบระบบสารสนเทศใหม่ ๆ ให้กับหน่วยงานนั้น ๆ โดยเฉพาะ
    1.2 นักวิเคราะห์ระบบที่เป็นที่ปรึกษาจากภายนอก (Outside or external consultant) คือ บุคคลที่หน่วยงานได้ว่าจ้างมาเพื่อสร้างหรือปรับปรุงงานใดงานหนึ่งโดยเฉพาะ ซึ่งอาจจะว่าจ้างมาเพื่อให้คำปรึกษา ให้ข้อแนะนำหรือข้อเสนอแก่ผู้บริหาร บางครั้งอาจทำหน้าที่ประเมินความต้องการของหน่วยงานด้วย

2. โปรแกรมเมอร์ (Programmer) คือ ผู้ที่ทำหน้าที่รับระบบสารสนเทศจากนักวิเคราะห์ระบบที่ได้จัดทำไว้มาเขียนหรือสร้างให้เป็นโปรแกรม
ในหน่วยงานที่มีขนาดใหญ่บางแห่งอาจแบ่งโปรแกรมเมอร์เป็นกลุ่ม ๆ ดังนี้
    2.1 โปรแกรมเมอร์ด้านระบบ (System Progrmmer) ทำหน้าที่ดูแล ปรับปรุง และแก้ไขเกี่ยวกับโปรแกรมระบบรวมไปถึงการจัดการ การดูแล และการตรวจสอบการให้โปรแกรมระบบและโปรแกรมประยุกต์สามารถใช้ร่วมกันได้
    2.2 โปรแกรมเมอร์ด้ารการประยุกต์ (Application Programmer) ทำหน้าที่เขียนโปรแกรมเฉพาะงาน โดยมุ่งเน้นให้โปรแกรมนั้นเหมาะสมและตรงกับความต้องการของหน่วยงานนั้น ๆ มากที่สุด
    2.3 โปรแกรมเมอร์ด้านการดูแลโปรแกรม (Maintenance Progrmmer) ทำหน้าที่ดูแลและเก็บเอกสารที่เกี่ยวกับโปรแกรม และโปรแกรมที่ผ่านการทดสอบหรือโปรแกรมที่ใช้งานได้แล้ว

3. เจ้าที่หน้าฝ่ายปฏิบัติงานเครื่อง (Operator) คือ ฝ่ายที่ทำหน้าที่ติดตั้งโปรแกรมคอมพิวเตอร์ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถใช้งานได้ตรงตามความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ

4. ผู้ใช้ (User) เป็นผู็ใช้งานระบบสารสนเทศโดยตรง ผู้ใช้ระบบสารสนเทศที่ดีต้องมีความรู้เกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่ใช้

ข้อมูล

  ข้อมูล (Data) นับได้ว่าเป็นองค์ประกอบที่สำคัญส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศ ในชีวิตประจำวันเรามักจะพบว่ามีการบันทึกข้อมูลเพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในภายหลังอยู่เสมอ เช่นการบันทึกข้อมูลนักเรียน การบันทึกการขายสินค้า
  คุณภาพของผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศจะดีหรือไม่นั้น ส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับคุรภาพของข้อมูลและสารสนเทศที่ใช้ด้วย
  -ด้านเนื้อหา มีความถูกต้อง เที่ยงตรง กะทัดรัด รัดกุม สัมพันธ์กับสิ่งที่ต้องการ มีความสมบูรณ์ น่าเชื่อถือ และสามารถตรวจสอบได้
  -ด้านกระบวนการ มีความสามารถในการเข้าถึงข้อมูล ตรงตามความต้องการ มีการเชื่อมโยงที่ถูกต้อง และมีความปลอดภัยในการใช้งาน
  -ด้านเวลา มีความเป็นปัจจุบัน มีระยะเวลาในช่วงที่ต้องการทั้งในอดีต ปัจจุบัน และอนาคตที่คาดว่าจะมี และสามารถเรียกใช้ได้ทันเวลา
  -ด้านรูปแบบ มีความชัดเจน เข้าใจง่าย มีระดับการนำเสนอรายละเอียดที่เหมาะสม น่าสนใจ มีความยืดหยุ่น และกระบวนการผลิตต้องประหยัด

ขนาดของข้อมูลที่ใหญ่ที่สุดได้ดังนี้

1. บิต (Bit) คือ เลนฐานสองหนึ่งหลักซึ่งมีค่าเป็น 0 หรือ 1
2. ตัวอักษร (Character) คือ กลุ่มของบิตที่สามารถแทนค่าตัวอักษรได้
3. เขตข้อมูล (Field) คือ กลุ่มตัวอักษรที่แทนข้อเท็จจริง
4. ระเบียนข้อมูล (Record) คือ โครงสร้างข้อมูลที่แทนตัววัตถุหนึ่งชิ้น
5. แฟ้มข้อมูล (File) คือ ตารางที่เป็นกลุ่มของระเบียนที่มีโครงสร้างข้อมูลเดียวกัน
6. ฐานข้อมูล (Database) คือ กลุ่มของตารางที่มีความสัมพันธ์กัน

ตัวอย่างข้อมูลในโครงสร้างต่าง ๆ

  ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

 

 

   ขั้นตอนการปฏิบัติงาน คือ ขั้นตอนการทำงานเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ โดยมีกระบวนการทำงานของระบบสารสนเทสแบ่งเป็น 4. ขั้นตอนหลัก คือ การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ การประมวลผลข้อมูล การแสดง และการจัดเก็บข้อมูล
   องค์ประกอบของระบบสารสนเทสในส่วนนี้ จัดเป็นกระบวนการที่นำเอาทุกส่วนมาปฏิบัติร่วมกันด้วยการวิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทสที่เหมาะสม และตรงตามความต้องการของผู้ใช้มากที่สุด โดยเป็นการวิเคราะห์เชิงโครงสร้าง แบ่งออกเป็น 6 ขั้นตอน ดังนี้

   ขั้นตอนที่ 1 การวางแผนระบบ (System Planning) เป็นขั้นตอนแรกในการพัฒนาระบบสารสนเทศในการวางแผนระบบสารสนเทศนั้นมีจุดมุ่งหมายเพื่อการตรวจสอบระบบงานเบื้องต้น เช่น
   -การรับรู้สภาพปัญหาที่เกิดขึ้นของระบบงานเดิม
   -การหาสาเหตุของปัญหาที่เกิดจากระบบงานเดิม
   -การทำการศึกษาความเป็นไปในแง่มุมต่าง ๆ
   -การรวบรวมความต้องการจากผู้ที่เกี่ยวข้อง
ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเบื้องต้นเพื่อศึกษาสิ่งต่อไปนี้
1. การกำหนดปัญหาและความต้องการ (Determination of Problems and Requirements) ตัวอย่างปัญหาที่เกิดจากระบบงานเดิม เช่น
   -ระบบเดิมไม่ตอบสนองความต้องการที่แท้จริงของใช้อหรือขาดการประสานงานที่ดี
   -ระบบเดิมอาจไม่สนับสนุนงานในอนาคต
   -ระบบเดิมมีองค์ประกอบของเทคโนโลยีไม่เหมาะสมหรือล้าสมัย
   -ระบบเดิมมีการดำเนินงานผิดพลายบ่อย
2. การกำหนดวัตถุประสงค์ (Specification of Objectives) เป็นการกำหนดให้แน่ชัดว่าจะแก้ปัญหาอะไรบ้างจากปัญหาทั้งหมด
3. การศึกษาความเป็นไปได้ (feasibilty Study) หรือความเหมาะสม ซึ่งพิจารณาจาก
   -ความเป็นไปได้ทางเทคนิค
   -ความเป็นไปได้ในการปฏิบัติงาน
   -ความเป็นไปได้ในเชิงเศรษฐศาสตร์

ขั้นตอนที่ 2 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) เป็นขั้นตอนการคิดวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบันหรือระบบงานเดิม ซึ่งอาจเป็นระบบงานที่ใช้คอมพิวเตอร์อยู่หรือไม่ก็ได้ เพื่อทราบถึงรายละเอียดของระบบงานที่ใช้อยู่ ข้อดี ข้อเสีย ทรัพยากร และความเหมาะสมของระบบงานในแต่ล่ะส่วน สิ่งที่จะวิเคราะห์ระบบมีดังนี้
   -วิเคราะห์ถึงปัญหาหลักและปัญหารองที่เกิดขึ้นในระบบ
   -ทำความเข้าใจถึงระบบงานเดิม
   -กำหนดความต้องการของผู้ใช้ระบบ
   -เสนอทางเลืกในการออกแบบระบบ โดยการสร้างแบบจำลองเชิงตรรกะ ( Logical Model)
ในการวิเคราะห์ข้อมูลโดยส่วนใหญ่มักวิเคราะห์ออกมาในรูปของแผนภาพการไหลของข้อมูล(DFD: Data Flow Diagram) ซึ่งเป็นแผนภาพที่แสดงการไหลของข้อมูลทั้งระบบ และช่วยในการสื่อสารระหว่างนักวิเคราะห์ระบบกับผู้ใช้ระบบ

ขั้นตอนที่ 3 การออกแบบระบบ ( System Desing) เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์ระบบมาพัฒนาเป็นรูปแบบทางกายภาพ โดยเริ่มจากการออกแบบงานทางด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ทั้งในส่วนนำข้อมูลเข้า ส่วนประมวลผล ส่วนแสดงผลลัพธ์ ส่วนจัดเก็บข้อมูล การออกแบบจำลองข้อมูล การออกแบบรายงานและการออกแบบหน้าจอในการติดต่อกับผู้ใช้ระบบ ซึ่งมุงเน้นการวิเคราะห์ว่าช่วยแก้ปัญหาอะไร และการออกแบบช่วยแก้ปัญหาอย่างไร

ขั้นตอนที่ 4 การพัฒนาระบบ (System Development) ประกอบไปด้วยการเขียนโปรแกรมเพื่อสร้างระบบงาน การทดสอบโปรแกรมหน่วยย่อย การทดสอบระบบรวม การแก้ไขข้อผิดพลาดที่พบ ตลอดจนการจัดทำเอกสารต่าง ๆ ทั้งในส่วนของเอกสารโปรแกรม เอกสารระบบ และคู่มือการฝึกอบรมสำหรับผู้ปฏิบัติงานข้อควรคำนึงในการพัฒนาระบบคือ การเลือกภาษาคอมพิวเตอร์ที่เหมาะสมและพัฒนาต่อได้ง่าย

ขั้นตอนที่ 5 การติดตั้งระบบ (System Implementation) เป็นขั้นตอนการส่งมอบระบบงานเพื่อนำไปใช้จริง โดยจะรวมถึงการจัดเตรียมแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลของระบบการอบรมผู้ที่เกี่ยวข้อง การปรับเปลี่ยนระบบงานเดิมมาใช้ระบบงานใหม่ ซึ่งจะต้องคำนึงถึงสภาพแวดล้อมของพื้นที่ที่จะติดตั้ง อุปกรณ์ที่ใช้ และผู้เชี่ยวชาญหรือทีมงานด้านเทคนิคที่เกี่ยวข้อง จากนั้นจึงติดตั้งโปรแกรมให้ครบถ้วน

ขั้นตอนที่ 6 การดูแลรักษาระบบ (system Maintenance) เป็นขั้นตอนสุดท้ายในวงจรการพัฒนาระบบ ซึ่งเป็นขั้นตอนการดูแลแก้ไขปัญหาระบบงานใหม่ ๆ ในขั้นตอนที่ถ้าเกิดปัญหาจากโปรแกรม โปรแกรมเมอร์จะต้องเข้ามาแก้ไข หรือผู้ใช้อาจมีความต้องการวิธีการทำงานใหม่ ๆ เพิ่มเติม ทั้งนี้การดูแลรักษาระบบจะเป็นขั้นตอนในส่วนที่จะเกิดตามมาภายหลังที่ได้มีการติดตั้งและใช้งานระบบแล้ว

จัดทำโดย

นางสาวนุชนารถ นิวงษา ชั้น ม.4 เลขที่ 6

เสนอ

ครูทิพวรรณ รังไสย์